Migratie van SAP naar HubSpot

Digitale versnelling voor een ketenpartner in metaal

MCB, een toonaangevende metaalgroothandel en servicecenter actief in de maakindustrie, wilde de overstap maken van SAP naar HubSpot. Het was aan ons om die overstap vloeiend te laten verlopen, HubSpot in te richten en het SAP bronsysteem te koppelen aan HubSpot. MCB gaf aan behoefte te hebben aan grip op klanten, contactpersonen, prospects en leads per business unit.

HubSpot advies nodig?

“We bouwen niet alleen de technische oplossing, maar zorgen er ook voor dat teams snappen hoe ze deze slim inzetten. Zo ontstaat een toekomstbestendige digitale structuur die écht werkt voor jouw organisatie.”

Dennis Kornuyt Teamlead Data & Automation

Klanten die we ook helpen met HubSpot

Het vraagstuk vanuit MCB

01
Migratie

MCB wilde de overstap maken van SAP Marketing Cloud naar HubSpot, omdat de mogelijkheden binnen het gehele HubSpot portfolio beter aansluit bij de wensen en behoeften vanuit de verschillende business units van MCB.
02
Database koppeling

MCB werkt vanuit een SAP bronsysteem, waarin alle data van alle contactpersonen, klanten en leads up-to-date wordt gehouden. Dit bronsysteem moest gekoppeld worden aan HubSpot.
03
CRM

Goed overzicht en grip op klanten, contactpersonen, prospects en leads per business unit.
04
Marketing

Vraag naar een betere segmentatie, rapportage, nurturing, automation en opvolging op basis van beschikbare data in het CRM-systeem.
05
Privacy

Contactpersonen moeten conform wetgeving altijd het recht hebben om hun (e-mail)consent aan te passen voor alle verschillende abonnementen binnen elke business unit.

Uitdagingen tijdens dit project

Koppeling met extern bronsysteem; Het bestaande bronsysteem van MCB was niet standaard te integreren met moderne marketingtools
Centraal beheer van e-mailvoorkeuren; MCB wilde klanten zelf hun communicatievoorkeuren laten beheren binnen de eigen omgeving.
Eén portaal voor acht business units: Met acht verschillende business units was het een uitdaging om uniformiteit en flexibiliteit te combineren.

Wat was onze oplossing?

Private app & custom privacy app

We bouwden een private app binnen HubSpot, waaraan we SAP C4C middels een custom integratie koppelden.
Met die custom-app ontwikkelden we een synchronisatie waarbij contactpersonen zowel binnen de HubSpot-omgeving als binnen de ‘Mijn MCB’-omgeving hun (e-mail)consent kunnen aanpassen voor alle verschillende abonnementen binnen elke business unit.
CRM-inrichting

Het CRM-systeem van MCB beschikt over enorm veel (historische) data. We hebben het gehele CRM-systeem custom opgebouwd op contactpersoon- en klantniveau, waarbij alle velden zijn gekoppeld aan het bronsysteem. Op deze manier kunnen de verschillende systemen naadloos communiceren en blijven alle data realtime up-to-date.
Vervolgens pasten we de weergaves naar wens aan, zodat zowel op contact- als op bedrijfsniveau de juiste (custom) informatie direct overzichtelijk getoond wordt.
Inrichting automation workflows

Verschillende lead- en klantprocessen automatiseerden we met behulp van workflows, waardoor er veel tijdswinst behaald wordt bij administratieve werkzaamheden. Op basis van beschikbare klantdata worden contactpersonen en leads nu automatisch gesegmenteerd en toegewezen aan de juiste medewerkers.
Ontwikkeling custom mailtemplates

Voor alle business units ontwikkelden we custom mailtemplates, waarin verschillende elementen en informatieblokken belangrijk zijn. Op deze manier blijven de verschillende huisstijlen gewaarborgd en is er altijd de mogelijkheid om de informatie op de juiste manier over te brengen.