Je HubSpot-portal opschonen?
Een fris HubSpot-portal is cruciaal voor een efficiënte marketing- en salesstrategie. In dit blog ontdek je praktische stappen en slimme workflows om jouw portal georganiseerd en optimaal functionerend te houden. Leer hoe je oude contacten verwijdert, je contentbibliotheek opruimt, en je dashboards overzichtelijk houdt voor een betere gebruikerservaring en verhoogde productiviteit.
Zo schoon jij jouw HubSpot portal op: Praktische stappen en handige workflows
- Verwijder oude en dubbele contacten
- Archiveer oude e-mails en templates
- Niet-gebruikte eigenschappen verwijderen
- Ruim je dashboard op
- Controleer je integraties
- Review je content bibliotheek
- Optimaliseer je CRM eigenschappen
Waarom moet ik mijn HubSpot-account opschonen?
Er zijn verschillende redenen om je HubSpot account structureel op te schonen. Aan de ene kant wil je dat de data zuiver is, waardoor je campagnes en benadering treffend is. Daarnaast druk je de kosten voor HubSpot-software, omdat je uiteindelijk “ook” betaald voor bijvoorbeeld het aantal marketingcontacten.
1. Verwijder oude en dubbele contacten
Begin met het opschonen van je contacten database. Dubbele en verouderde contacten verminderen de efficiëntie van je campagnes. Daarnaast kan dit natuurlijk zorgen voor een enorme kostenbesparing!
- Workflow voor dubbele contacten: Maak een workflow die contacten met dezelfde e-mailadressen opspoort en markeert als mogelijke duplicaten. Voeg deze contacten vervolgens samen.
- Workflow voor verouderde contacten: Maak een workflow die contacten markeert die bijvoorbeeld al een jaar geen interactie hebben gehad met je content. Voeg een taak toe (voor een teamlid) om deze contacten te beoordelen en eventueel te verwijderen.
2. Archiveer oude e-mails en templates
E-mailtemplates die niet langer relevant zijn, maken je portal rommelig.
- Workflow voor template beheer: Maak een workflow die automatisch een eigenschap toevoegt aan e-mails en templates die een bepaalde ouderdomsgrens bereiken (bijv. ouder dan 1 jaar). Deze eigenschap kan dan gebruikt worden om deze items te filteren en te archiveren.
3. Niet gebruikte eigenschappen verwijderen
Het is verstandig om eigenschappen die niet meer gebruikt worden te verwijderen. Je kunt dit doen door deze eerst te archiveren en vervolgens worden ze automatisch na 90 dagen definitief verwijderd.
- Hoe? Klik in de tabel met eigenschappen op het nummer in de kolom Gebruikt in om te zien waar de eigenschap wordt gebruikt. Klik in het rechterpaneel om een sectie uit te vouwen om de verschillende weergaven, records of onderdelen te zien waar de eigenschap wordt gebruikt.
4. Ruim je dashboard op
Een overzichtelijk dashboard zorgt ervoor dat je snel de juiste data weet te vinden en te analyseren.
- Workflow voor rapport beheer: Hoewel dit meer een handmatige taak is, kun je een workflow gebruiken om herinneringen en taken toe te wijzen aan teamleden om periodiek het dashboard en de rapporten te beoordelen en op te schonen.
5. Controleer je integraties
Zorg ervoor dat al je integraties up-to-date zijn en nog steeds relevant voor je huidige processen.
- Workflow voor integratie monitoring: Maak een workflow die regelmatig controleert of bepaalde integraties actief en in gebruik zijn. Dit kan door het bijhouden van eigenschapsveranderingen of het gebruik van specifieke integratie-activiteiten.
6. Review je contentbibliotheek
Houd je contentbibliotheek schoon en relevant.
- Workflow voor content archivering: Maak een workflow die content items markeert die een bepaalde ouderdomsgrens bereiken en een eigenschap toevoegt om ze te markeren voor archivering. Teamleden kunnen dan periodiek deze content beoordelen en archiveren.
7. Optimaliseer je CRM eigenschappen
Overbodige eigenschappen in je CRM kunnen verwarrend en inefficiënt zijn.
- Workflow voor CRM eigenschappen beheer: Maak een workflow die contacten of bedrijven markeert die verouderde of ongebruikte eigenschappen hebben. Voeg een taak toe voor een teamlid om deze eigenschappen te beoordelen en te verwijderen of te standaardiseren.
Extra workflow ideeën
Automatische herinneringen: Maak een workflow die periodiek taken of herinneringen stuurt naar teamleden om specifieke opschoonacties uit te voeren, zoals het beoordelen van dubbele contacten en oude e-mails.
Rapportage workflow: Maak een workflow die regelmatig rapporten genereert en e-mailt over de voortgang van de opschoon acties, zoals het aantal verwijderde dubbele contacten of gearchiveerde templates.
Hygiëne tip: Structuur je account in mappen. Zou hou je het overzichtelijk en efficiënt.
Hulp nodig?
Onze experts kijken graag met je mee.
