Je HubSpot-portal opschonen?

Een fris HubSpot-portal is cruciaal voor een efficiënte marketing- en salesstrategie. In dit blog ontdek je praktische stappen en slimme workflows om jouw portal georganiseerd en optimaal functionerend te houden. Leer hoe je oude contacten verwijdert, je contentbibliotheek opruimt, en je dashboards overzichtelijk houdt voor een betere gebruikerservaring en verhoogde productiviteit.

Zo schoon jij jouw HubSpot portal op: praktische stappen en handige workflows

Too long to read

Verwijder oude en dubbele contacten
Archiveer oude e-mails en templates
Niet-gebruikte eigenschappen verwijderen
Ruim je dashboard op
Controleer je integraties
Review je content bibliotheek
Optimaliseer je CRM eigenschappen

Waarom moet ik mijn HubSpot-account opschonen?

Er zijn verschillende redenen om je HubSpot account structureel op te schonen. Aan de ene kant wil je dat de data zuiver is, waardoor je campagnes en benadering treffend zijn. Aan de andere kant druk je de kosten voor HubSpot-software, omdat je uiteindelijk “ook” betaalt voor bijvoorbeeld het aantal marketingcontacten.

1. Verwijder oude en dubbele contacten

Begin met het opschonen van je contactendatabase. Dubbele en verouderde contacten verminderen de efficiëntie van je campagnes. Bovendien zorgt dit natuurlijk ook voor een enorme kostenbesparing!

Workflow voor dubbele contacten: maak een workflow aan die contacten met dezelfde e-mailadressen opspoort en markeert als mogelijke duplicaten. Voeg deze contacten vervolgens samen.
Workflow voor verouderde contacten: Maak een workflow aan die contacten markeert die bijvoorbeeld al een jaar geen interactie hebben met je content. Voeg een taak toe (voor een teamlid) om deze contacten te beoordelen en eventueel te verwijderen.

2. Archiveer oude e-mails en templates

E-mailtemplates die niet langer relevant zijn, maken je portal rommelig.

Workflow voor template beheer: maak een workflow die automatisch een eigenschap toevoegt aan e-mails en templates die een bepaalde ouderdomsgrens bereiken (bijvoorbeeld ouder dan een jaar). Deze eigenschap kan dan gebruikt worden om deze items te filteren en te archiveren.

3. Niet gebruikte eigenschappen verwijderen

Het is verstandig om eigenschappen die je niet meer gebruikt te verwijderen. Archiveer deze eerst en vervolgens verwijdert HubSpot ze automatisch definitief na 90 dagen.

Hoe? Klik in de tabel met eigenschappen op het nummer in de kolom Gebruikt in om te zien waar de eigenschap wordt gebruikt. Klik in het rechterpaneel om een sectie uit te vouwen om de verschillende weergaven, records of onderdelen te zien waar de eigenschap wordt gebruikt.

4. Ruim je dashboard op

Een overzichtelijk dashboard zorgt ervoor dat je snel de juiste data weet te vinden en te analyseren.

Workflow voor rapportbeheer: hoewel dit meer een handmatige taak is, is het mogelijk om een workflow te gebruiken om herinneringen en taken toe te wijzen aan teamleden om periodiek het dashboard en de rapporten te beoordelen en op te schonen.

5. Controleer je integraties

Zorg ervoor dat al je integraties up-to-date en nog steeds relevant zijn voor je huidige processen.

Workflow voor integratie monitoring: maak een workflow aan die regelmatig controleert of bepaalde integraties actief en in gebruik zijn. Dit kan door het bijhouden van eigenschapsveranderingen of het gebruik van specifieke integratie-activiteiten.

6. Review je contentbibliotheek

Houd je contentbibliotheek schoon en relevant.

Workflow voor contentarchivering: maak een workflow aan die contentitems markeert die een bepaalde ouderdomsgrens bereiken en een eigenschap toevoegt om ze te markeren voor archivering. Teamleden kunnen dan periodiek deze content beoordelen en archiveren.

7. Optimaliseer je CRM eigenschappen

Overbodige eigenschappen in je CRM kunnen verwarrend en inefficiënt zijn.

Workflow voor CRM eigenschappenbeheer: maak een workflow aan die contacten of bedrijven markeert die verouderde of ongebruikte eigenschappen hebben. Voeg een taak toe voor een teamlid om deze eigenschappen te beoordelen en te verwijderen of te standaardiseren.

Extra workflowideeën

Automatische herinneringen: maak een workflow aan die periodiek taken of herinneringen stuurt naar teamleden om specifieke opschoonacties uit te voeren, zoals het beoordelen van dubbele contacten en oude e-mails.

Rapportageworkflow: maak een workflow aan die regelmatig rapporten genereert en e-mails stuurt over de voortgang van de opschoonacties, zoals het aantal verwijderde dubbele contacten of gearchiveerde templates.

Hygiëne tip: structureer je account in mappen. Zo hou je het overzichtelijk en efficiënt.