Brightlands HubSpot account herstructurering

Meer efficiëntie en een betere adoptie van HubSpot

Brightlands werkte al met HubSpot maar had behoefte aan meer structuur. De vier campussen zorgden voor veel activiteit in het HubSpot portaal, waarbij elke campus een eigen werkwijze had met elk hun eigen uitdagingen. Aan ons de vraag om hier meer structuur in te brengen en personeel te trainen zodat iedereen dezelfde werkwijze erop na houdt.

HubSpot advies nodig?

“Wij delen graag onze kennis. Zo leren we je team hoe ze het maximale uit HubSpot halen en bepalen we samen welke HubSpot-functionaliteiten jouw bedrijf nodig heeft.”

Dennis Kornuyt Teamlead Data & Automation

Klanten die ook helpen met HubSpot

Het vraagstuk vanuit Brightlands

01
Structuur aanbrengen

Brightlands werkte al met HubSpot, maar de structuur ontbrak binnen hun portaal. Een duidelijke structuur binnen je portaal is cruciaal en zorgt voor overzicht en efficiëntie in je dagelijkse werkzaamheden.
02
Een eenduidige werkwijze

Brightlands heeft vier campussen allen gevestigd op een andere locatie in Limburg. Er zat een uitdaging in het feit dat er veel activiteit was in het portaal vanuit alle campussen. Elke campus had een eigen werkwijze met andere uitdagingen. Het was dus belangrijk voor ons om ons eerst goed te verdiepen in waar de behoeftes van elke campus lag.
03
Trainen van personeel

Brightlands had daarnaast behoefte aan trainingen om hun personeel om te leren gaan met de nieuwe structuur binnen HubSpot. Zonder training valt iedereen weer terug in zijn of haar oude gewoontes en dan is impact van een nieuw gestructureerd portaal vrijwel niet merkbaar.

Wat was onze aanpak?

Inventarisatie

Vanuit de behoefte van Brightlands om meer structuur aan te brengen in hun HubSpot portaal, voerden we met alle campussen gesprekken om te inventariseren waar de behoefte lag per campus. Zo was voor de ene campus leadgeneratie een duidelijke doelstelling, waar het bij een andere campus veel meer ging over informatievoorziening naar bestaande huurders.
Op basis van deze gesprekken bepaalden we per campus actiepunten waarmee we de specifieke gebruikers per campus beter met HubSpot konden laten werken.
Trainingsplan

Met de input die we bij alle campussen verzamelden, kozen we aan aantal overkoepelende thema’s waarvoor we trainingen gaven voor alle HubSpot gebruikers.
Dit waren interactieve sessies waarbij alle campussen hun successen en uitdagingen uit de huidige situatie konden delen. Het doel van deze trainingen was toewerken naar een eenduidige werkwijze en het basisniveau van alle gebruikers verbeteren.
Maatwerk handleidingen

Om een eenduidige werkwijze te creëren maakten we handleidingen voor belangrijke activiteiten. Denk aan het organiseren van events die door alle campussen gevolgd kunnen worden.
Deze instructie bevat van A tot Z alle stappen en acties die uitgevoerd moeten worden om events goed te kunnen organiseren binnen HubSpot.
Herstructurering account

We startten met het implementeren van de quick wins. Om te beginnen zetten we een mappenstructuur op zodat alle assets, bijvoorbeeld formulieren en workflows, gestructureerd zijn per campus.
Vervolgens gingen we verder met de CRM- inrichting. Hierbij brachten we structuur aan in de eigenschappen en weergaves van het account. Zo zijn de campussen in staat eenvoudig belangrijke data terug te vinden.
Tot slot zijn we aan de slag gegaan met eenduidige naamgeving van assets zodat alles makkelijk terug te vinden is.

Dankzij de herstructurering van HubSpot heeft Brightlands nu:

Eenduidige werkwijze

De Brightlands campussen werken op een eenduidige manier binnen het portaal. Dit zorgt voor overzicht en efficiëntie.

Duidelijke handleidingen

Specifieke activiteiten zoals het organiseren van events kunnen opgezet worden middels handleidingen. Zo is het risico op het maken van fouten sterk afgenomen.